Tipps für das korrekte Nachreichen von Unterlagen per E-Mail

Das Nachreichen von Unterlagen per E-Mail ist in vielen beruflichen und behördlichen Kontexten entscheidend. Doch wie macht man das richtig, um Missverständnisse zu vermeiden? In diesem Artikel erhältst Du wertvolle Tipps und Muster, die dir helfen, Deine E-Mail professionell zu gestalten.

Warum Unterlagen nachreichen?

Es gibt viele Situationen, in denen Du Unterlagen nachreichen musst. Sei es für eine Bewerbung, bei einer Steuererklärung oder im Rahmen von Vertragsangelegenheiten. Das korrekte Nachreichen von Dokumenten zeigt Deine Professionalität und sorgt dafür, dass alle nötigen Informationen rechtzeitig vorliegen.

Wann ist eine E-Mail sinnvoll?

• Bewerbungen: Wenn Du zusätzliche Nachweise oder aktuelle Zeugnisse nachreichen möchtest.
• Behördliche Angelegenheiten: Bei Anfragen von Ämtern oder Behörden, die nach zusätzlichen Dokumenten verlangen.
• Vertragsunterlagen: Wenn bestimmte Unterlagen zu einem bereits geschlossenen Vertrag fehlen.

Tipps für die Formulierung der Nachreichungs-E-Mail

Die E-Mail zum Nachreichen von Unterlagen sollte klar und präzise sein, um Missverständnisse zu vermeiden. Hier sind einige wichtige Punkte, die Du beachten solltest:

1. Betreffzeile sinnvoll gestalten

Die Betreffzeile sollte direkt den Inhalt Deiner E-Mail klarstellen. Beispiele wären:

• „Nachreichung von Unterlagen zu meiner Bewerbung“
• „Unterlagen für die Steuererklärung – Nachreichung“

2. Höfliche Anrede

Beginne Deine E-Mail mit einer höflichen und professionellen Anrede. Zum Beispiel:

„Sehr geehrte Frau Müller,“ oder „Sehr geehrter Herr Schmidt,“

3. Einleitung

In der Einleitung solltest Du Dich kurz vorstellen, falls der Empfänger Dich nicht persönlich kennt. Erkläre auch den Grund für die Nachreichung:

„Ich hoffe, es geht Ihnen gut. Mein Name ist Max Mustermann und ich habe mich am XX.XX.XXXX auf die Stelle als [Position] beworben. Hiermit reiche ich die fehlenden Unterlagen nach.“

4. Auflisten der nachgereichten Unterlagen

Um Klarheit zu schaffen, liste die nachgereichten Dokumente auf:

• Lebenslauf
• Zeugnisse
• Referenzen

5. Abschluss und Verabschiedung

Schließe Deine E-Mail mit einem freundlichen Satz, der Deine Bereitschaft zur weiteren Kommunikation ausdrückt:

„Ich stehe Ihnen jederzeit für Rückfragen zur Verfügung und freue mich auf Ihre Rückmeldung.“

Verabschiede Dich dann professionell: „Mit freundlichen Grüßen, Max Mustermann“

Wichtige Punkte bei Anhängen beachten

Wenn Du die Unterlagen als Anhänge versendest, achte auf Folgendes:

• Die Dateinamen sollten aussagekräftig sein, z. B. „Lebenslauf_Max_Mustermann.pdf“.
• Achte darauf, dass die Dateien nicht zu groß sind (idealerweise unter 5 MB).
• Überprüfe die Formate – PDFs sind am gängigsten.

Beispiele für Nachreichung-E-Mails

Hier sind einige Beispiele, wie eine solche E-Mail aussehen könnte:

Beispiel 1: Nachreichen von Bewerbungsunterlagen

Betreff: Nachreichung von Unterlagen zu meiner Bewerbung

Sehr geehrte Frau Müller,

ich hoffe, es geht Ihnen gut. Mein Name ist Max Mustermann und ich habe mich am 15.09.2023 auf die Stelle als Marketing-Manager beworben. Hiermit reiche ich die fehlenden Unterlagen nach:

- Lebenslauf
- aktuelles Zeugnis
- Referenz von ABC Unternehmen

Ich stehe Ihnen jederzeit für Rückfragen zur Verfügung und freue mich auf Ihre Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen,
Max Mustermann

Beispiel 2: Nachreichen für die Steuererklärung

Betreff: Nachreichung von Unterlagen für die Steuererklärung

Sehr geehrter Herr Schmidt,

ich möchte mich für die Verzögerung entschuldigen und reiche Ihnen hiermit die fehlenden Unterlagen für meine Steuererklärung 2022 nach:

- Einnahmeüberschussrechnung
- Kontoauszüge

Sollten Sie weitere Informationen benötigen, lassen Sie es mich bitte wissen.

Mit freundlichen Grüßen,
Max Mustermann

Fazit

Das Nachreichen von Unterlagen per E-Mail ist oft unvermeidlich und kann entscheidend sein, um Deinen Anliegen Nachdruck zu verleihen. Halte Dich an die oben genannten Tipps, um Missverständnisse zu vermeiden und professionell zu erscheinen. Eine klar formulierte E-Mail ist der Schlüssel zu einer besseren Kommunikation und kann Deine Chancen auf Erfolg steigern.

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